Prima Vacacional
La prima vacacional es una prestación que se otorga por ley a los trabajadores, dependiendo de las políticas de la empresa puede que se le pague al empleado al momento de cumplir el año de servicio o cuando éste tome sus vacaciones.
Existen dos formas de agregar la prima vacacional en el sistema de Enlace Fiscal:
Modo Administrado
Para esto debes dirigirte a la sección Administración de Nómina Asalariado y hacer click sobre el icono de Trabajadores, lo que te llevará al listado de trabajadores que tienes registrados.
Al entrar al detalle del trabajador encontrarás en el menú principal la opción “ Vacaciones".
Al entrar a la sección de Vacaciones haz click sobre el botón “Alta de Vacaciones”.
Al dar de alta aparecerá una ventana para registrar el monto exento pagado durante el año en curso. Esto en caso de que se tenga un registro del exento en algún sistema externo o simplemente no se haya registrado previamente.
El límite por año fiscal del monto exento es de 15 UMAS, este dato es requerido para mantener control de los pagos que se realicen durante el año para que se mantengan dentro del límite marcado por ley.
En caso de que el sistema detecte algún monto ya pagado en ese año, se mostrará en la ventana.
Si es la primera vez que ingresas vacaciones a un trabajador podrás ver una ventana donde necesitarás capturar lo siguiente en la misma ventana:
- Los días de vacaciones disponibles que tiene ese trabajador sin importar si son acumulados de años pasados.
- En caso de que el trabajador deba días de vacaciones, se debe activar la casilla e ingresar el número de días que el trabajador debe.
Al dar click en siguiente se mostrará la ventana para el registro de las vacaciones.
- Fecha inicial de vacaciones.
- Fecha final de vacaciones.
- Días de vacaciones (esto no incluye días no remunerados, por ejemplo fines de semana).
- Fecha de Pago. Este campo es opcional, se recomienda ingresarlo ya que con esto aparecerá el pago de manera automática en la pre-nómina que coincida con la fecha del periodo de la nómina.
En caso de tener un historial existente de pagos de prima vacacional en el año en curso fuera del sistema de Enlace Fiscal, se debe ingresar el monto que ya se haya pagado en el campo "Monto exento pagado del 2020"(se mostrará el año en curso), para que se realice el cálculo del exento. Se debe dejar el campo en ceros, en caso de no haber sido requerido pagar nada en el año en curso.
Con base a los registros del año en curso, no podrá agregarse montos menores al cálculo ya creado.
El registro inicial sólo se pide la primera vez que se ingresa al módulo de vacaciones, en caso de llevar más de un registro lo único que se pide es:
- Fecha inicial de vacaciones.
- Fecha final de vacaciones.
- Días de vacaciones.
- Fecha de Pago.
Al guardar, podrás ver que aparece tu registro en el listado de vacaciones.
Los estatus que podrás ver en el registro de vacaciones son:
- Sin fecha de pago. Aparece cuando en el alta de tu registro no se ingresó una fecha de pago y aún no ha sido asignada a una nómina timbrada.
- Pendiente de pago. Este estatus aparece cuando se ha registrado una fecha de pago pero aún no ha sido timbrada la nómina.
- Pagado. Aparece una vez timbrada la nómina en donde se pagó la prima vacacional.
Este registro puede ser editado o eliminado en caso de ser requerido siempre y cuando no esté en un estatus " Pagado". Para editarlo sólo es necesario que hagas click sobre el icono ubicado en la columna “Editar”.
Esto te mostrará una ventana con un formulario de la información registrada que puede ser editada.
Para eliminar, debes hacer click sobre el icono que se encuentra en la columna “ Eliminar”.
Te mostrará un mensaje para confirmar si deseas eliminar el registro.
En la tabla Detalle del Trabajador se podrá ver de manera global la cantidad de vacaciones restantes del año en curso en que se están emitiendo las nóminas del trabajador.
Registro Inicial
La información de registro inicial es la que se otorga la primera vez que se realizará un registro de vacaciones en el módulo, lo que incluye los días de vacaciones disponibles del trabajador o en su caso los días de vacaciones que el trabajador debe y el monto exento pagado en el año en curso. Esta información es la base para tener un correcto histórico del pagos de primas en los trabajadores. Esta información se puede revisar ingresando al apartado "Información de registro inicial".
Aquí se podrá revisar o en su caso editar la información inicial.
En caso de requerir editar el registro inicial se podrá realizar siempre y cuando no se haya emitido una nómina con la prima vacacional del primer registro de vacaciones realizado en el módulo o en caso que se hayan agregados varios registros de vacaciones. La información inicial ya registrada estará acompañada de un botón de edición.
Al hacer click sobre el botón de editar aparecerá una ventana para poder actualizar el registro inicial.
Una vez que se realiza la primer nómina con un registro de vacaciones o cuando el trabajador ya lleva varios registros de vacaciones realizados en el año en curso, el botón de edición ya no será necesario.
Para el caso de llevar ya pagos de prima vacacional en el año en curso antes de empezar a utilizar el módulo de vacaciones, estos registros se tomarán como parte del registro inicial y se tomarán en cuenta para el monto exento del año.
Nómina
Una vez que llegue la fecha de pago registrada, podrás ver qué prima vacacional ya está registrada en la pre-nómina de forma automática.
En caso de no haber registrado una fecha de pago, el sistema te recordará durante la generación de la nómina que se debe realizar el pago ya sea un mes antes de la fecha de aniversario del trabajador o durante el mes de diciembre.
Al hacer click sobre el link te mostrará una ventana con el listado de registros pendientes de pago. Puedes elegir los que deseas pagar en ese momento simplemente activando o desactivando las casillas según lo requieras.
Una vez hecho esto, se te mostrará un mensaje confirmando que los registros han sido actualizados y con esto podrás seguir de manera normal la emisión de la nómina.
Puedes identificar los registros de vacaciones sin fecha de pago asignada con el estatus “ Sin fecha de pago”
Modo libre desde módulo de nómina
Algo importante a mencionar es que si eres un usuario de Enlace Fiscal registrado después del 24 de Septiembre del 2020, ya no podrás hacer uso de este método.
Lo primero que debes hacer es entrar al módulo de Configuraciones de Asalariado.
Y en el apartado de Configuraciones General activar la casilla de modo libre de pago de prima vacacional.
Con el modo libre activo, se podrá visualizar en el listado de trabajadores de la generación de nómina una nueva columna llamada “ Agregar Prima Vacacional” en la que manualmente deberás agregar los días de vacaciones a pagar para ese periodo de nómina en específico.
Sólo debes hacer click sobre el icono que corresponda al trabajador, esto mostrará una ventana donde deberás ingresar el número de días que se van a pagar para que se haga el cálculo del pago. El número de días ingresado puede ser editado las veces que sea necesaria hasta la emisión de la nómina; o en su caso también puede ser eliminado el registro.
Este cálculo está basado en la información ya registrada sobre el salario diario, porcentaje asignado en el módulo de Prestaciones, fecha en la que se realiza la nómina y el valor del UMA. Una vez ingresada la información puede ser editada o eliminada según se requiera.
Al eliminar sólo debes hacer click en el mensaje de confirmación.
Al generar la pre-nómina se podrá ver el registro de la Prima Vacacional en el apartado de Percepciones. Se confirma que la información esté correcta y se procede a timbrar el comprobante de nómina.
CANCELACIÓN DE NÓMINA
Al tener activo el modo Administrado para Vacaciones, y en caso de realizarse una cancelación de nómina con un pago de prima vacacional, el registro de la prima se mostrará de nuevo en el módulo de Vacaciones con un estatus de "Pendiente de Pago".